Cách quản lý thời gian hiệu quả luôn là nỗi lo lắng của nhiều người. Trong bài viết này, Hải Tiên sẽ giúp bạn giải quyết được nỗi lo này. Bài viết sẽ giúp bạn hiểu tại sao cần phải quản lý thời gian và nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả. Cùng với đó là các cách để giúp quản lý thời gian cho người mới bắt đầu.
Quản lý thời gian là gì?
Cách quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang tới nhiều lợi ích và giúp cho bạn thực hiện công việc có kế hoạch hơn. Vậy quản lý thời gian là gì? Quản lý thời gian là một quá trình khoa học được tổ chức, sắp xếp các công việc trong một thời gian cụ thể. Việc vạch ra kế hoạch quản lý thời gian sẽ giúp bạn thực hiện các mục tiêu một cách hiệu quả. Công việc đảm bảo đúng tiến độ và năng suất hơn.
Một chu trình quản lý thời gian sẽ được hình thành từ nhiều khía cạnh khác nhau. Cụ thể là kế hoạch đề ra, các công việc cần phải ưu tiên thực hiện; phân bổ thời gian hợp lý. Quản lý thời gian tốt sẽ khiến cho bạn tiết kiệm thời gian, tránh lãng phí vào những việc không đâu. Bạn nên ứng dụng các sản phẩm công nghệ để quản lý thời gian của mình tốt hơn. Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả, hãy theo dõi để có câu trả lời cho chính mình nhé.
Quản lý thời gian là gì?
Tại sao phải quản lý thời gian
Việc quản lý thời gian đóng vai trò vô cùng quan trọng giúp bạn thực hiện các kế hoạch, mục tiêu cá nhân của mình. Nó dường như là chìa khóa giúp cho bạn thực hiện công việc thuận tiện, suôn sẻ hơn.
Quản lý thời gian sẽ giúp bạn xác định được những thời gian dự kiến để hoàn thành một mục tiêu. Từ đó, bạn sẽ đảm bảo xây dựng kế hoạch của mình cụ thể hơn, chính xác hơn. Việc quản lý thời gian cũng sẽ khiến bạn thiết lập một thời gian và lịch trình làm việc khoa học. Mỗi một công việc sẽ có một khung thời gian nhất định để hoàn thành. Nhờ đó, bạn sẽ dần xây dựng được lịch trình cá nhân để theo dõi và đảm bảo thực hiện đúng tiến độ.
Cách quản lý thời gian hiệu quả còn giúp cho bạn phân bổ thời gian một cách hợp lý hơn. Đồng thời, nó cũng sẽ đóng vai trò quan trọng giúp hạn chế tình trạng lãng phí thời gian. Nâng cao khả năng tập trung và đảm bảo năng suất làm việc được hiệu quả hơn.
Tại sao cần phải quản lý thời gian
Quản lý thời gian mang lại lợi ích gì?
Cách quản lý thời gian sẽ đem đến nhiều lợi ích tốt, tích cực. Đầu tiên, có thể thấy, quản lý thời gian hiệu quả sẽ tạo điều kiện nâng cao năng suất làm việc. Bạn sẽ có thể tập trung hơn khi làm việc, dẫn tới hiệu quả công việc được đảm bảo.
Thứ hai, lợi ích của việc quản lý thời gian còn giúp bạn đạt được mục tiêu dễ dàng, thuận tiện hơn. Việc đặt ra một kế hoạch với các mốc thời gian cụ thể sẽ giúp bạn có thêm động lực để thực hiện kế hoạch. Dẫn đến, bạn sẽ dễ dàng, chủ động hơn để thực hiện các mục tiêu của mình.
Thứ ba, sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa căng thẳng khi làm việc. Rất dễ hiểu khi công việc được phân bổ khoa học thì việc stress sẽ hạn chế hơn. Bạn sẽ không bị quá áp lực về thời gian để hoàn thành một công việc nào đó đúng thời gian.
Thứ tư, các cách quản lý thời gian hiệu quả còn giúp tạo nên sự cân bằng giữa làm việc và vui chơi. Bạn vừa có đủ thời gian hoàn thành mọi công việc, vừa có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn. Điều này sẽ rất tốt cho đời sống sức khỏe và tinh thần của bạn. Không chỉ vậy, nó còn giúp nâng cao chất lượng của sống bạn. Khi mà bạn có nhiều thời gian hơn chăm lo cho bản thân.
Lợi ích của quản lý thời gian
Có những nguyên tắc nào giúp quản lý thời gian
Việc quản lý thời gian cũng luôn phải đảm bảo đúng với các nguyên tắc tiêu chuẩn. Hải Tiên sẽ giới thiệu tới bạn những nguyên tắc quản lý thời gian như sau:
Thứ nhất, luôn phải xác định đúng mục tiêu công việc của mình. Định hướng đúng mục tiêu sẽ giúp bạn không dành quá nhiều thời gian vào những việc không cần thiết. Từ đó, tập trung hoàn thành công việc tốt hơn.
Thứ hai, phải sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên. Bạn phải ưu tiên hoàn thành những công việc quan trọng, cấp thiết trước. Điều này sẽ giúp cho việc định hướng thời gian, công việc một cách rõ ràng nhất.
Thứ ba, bạn cần phải kiểm soát được mức độ tập trung của bạn. Cách quản lý thời gian hiệu quả luôn phải đảm bảo tập trung. Chỉ khi tập trung bạn mới hoàn thành những công việc và mục tiêu một cách nhanh chóng, năng suất nhất.
Thứ tư, lên kế hoạch chi tiết và phân bổ thời gian hợp lý. Một trong những nguyên tắc quan trọng là lập kế hoạch thời gian. Lên kế hoạch công việc sẽ đảm bảo thực hiện được đúng tiến độ và tránh làm ảnh hưởng tới quỹ thời gian của bạn.
Nguyên tắc giúp quản lý thời gian
Cách quản lý thời gian hiệu quả cho người mới
Vậy sẽ có những cách nào để quản lý thời gian hiệu quả dành cho người mới bắt đầu. Dưới đây, Hải Tiên sẽ chỉ ra cho bạn một vài tip quản lý thời gian tốt nhất cho người mới.
Phương pháp quản lý thời gian 4D
Đầu tiên là phương pháp quản lý thời gian 4D. 4D ở đây được hiểu là: do - dump - delegate - defer. Phương pháp này sẽ giúp bạn phân loại được các công việc và quản lý nó tốt hơn. Bạn sẽ phân loại mức độ ưu tiên của công việc. Công việc cần phải làm sẽ được thực hiện trước. Và nó cũng sẽ giúp bạn loại bỏ đi những công việc không cần thiết.
Chữ D thứ 3 được hiểu là ủy thác. Tức là với những công việc không quan trọng lắm thì bạn có thể ủy thác cho người khác làm thay. Chữ D cuối cùng là trì hoãn. Trì hoãn ở đây được hiểu là với những công việc không quá quan trọng, không khẩn cấp thì có thể làm sau.
Cách quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10
Cách quản lý thời gian hiệu quả tiếp theo là cách phân bổ thời gian theo tỷ lệ phần trăm. Theo đó, bạn sẽ dùng 40% để dành cho những công việc quan trọng, ưu tiên hàng đầu. 30% tiếp theo là dành cho công việc quan trọng thứ hai mà bạn không thể nhờ người khác làm hộ. 20% sẽ dành cho những công việc quan trọng thứ 3. Và 10% còn lại là dành cho những việc không quá quan trọng.
Phương pháp 80/20
Một trong các phương pháp quản lý thời gian được nhiều người lựa chọn chính là phương pháp 80/20. 80 ở đây là 80% thời gian đầu tiên được dành để thực hiện những việc mang tới hiệu quả cao, thành tích tốt. Còn 20% còn lại được dùng cho các công việc đầu tư. Bạn cần phải đánh giá xem những công việc trước mắt phải làm và những công việc đầu tư dài hạn. Từ đó sẽ cách phân bổ thời gian hợp lý hơn.
Cách quản lý thời gian hiệu quả
Cách quản lý thời gian hiệu quả Eisenhower
Một trong những cách quản lý thời gian hiệu quả không thể bỏ qua phương pháp Eisenhower. Phương pháp này đã được các chuyên gia và nhà lãnh đạo trên thế giới áp dụng, thực hiện. Theo đó, công việc của bạn sẽ được phân hóa thành 4 mức độ khác nhau bao gồm: khẩn cấp, không khẩn cấp, quan trọng và không quan trọng.
Những việc khẩn cấp và quan trọng sẽ được ưu tiên thực hiện ngay lập tức. Còn những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp thì sẽ được thực hiện theo kế hoạch sau. Những việc khẩn cấp nhưng lại không quan trọng thì có thể ủy thác cho người khác làm giúp. Còn những việc không khẩn cấp cũng không quan trọng thì sẽ được loại bỏ hoặc trì hoãn lại.
Phương pháp M.I.T
Cách quản lý thời gian hiệu quả cuối cùng mà Hải Tiên muốn giới thiệu tới bạn phương pháp M.I.T. Phương pháp này được các nhà kinh tế, đầu tư lựa chọn áp dụng. Nó sẽ giúp bạn nhấn mạnh được mức độ tập trung vào các công việc cần thiết hàng đầu. Thông thường những công việc trong ngày sẽ được ưu tiên làm trong phương pháp này. Khi sử dụng phương pháp này bạn sẽ vạch ra được một lộ trình thực hiện chi tiết, cụ thể hơn.
Tựu chung lại, có nhiều cách quản lý thời gian hiệu quả. Việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn thực hiện công việc và mục tiêu tương lai một cách dễ dàng, hiệu suất hơn. Và cũng làm giảm thiểu sự lãng phí thời gian. Mong rằng, Hải Tiên sẽ giúp bạn tìm cho mình một phương pháp dùng thời gian tốt nhất.
