Tin tức

Phương pháp quản lý thời gian là gì? Chiến thuật quản lý thời gian nào hiệu quả

Đăng bởi: Tống Quang Hải
Giấy Hải Tiến bật mí đến các bạn phương pháp quản lý thời gian như thế nào cho hiệu quả để đạt được những thành công nhất định trong tương lai.
Phương pháp quản lý thời gian là gì? Chiến thuật quản lý thời gian nào hiệu quả

Tại sao lại có câu nói “thời gian là vàng là bạc” và trước khi chuẩn bị làm một công việc gì đấy bạn nên có sự tính toán, phân bổ một cách khoa học thì công việc mới thực hiện một cách trôi chảy được. Vậy bạn đã có phương pháp quản lý thời gian hiệu quả hay chưa? Cùng Giấy Hải Tiến tìm ra cách giải quyết và khắc phục cho bạn nhé.

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì? 

Quản lý thời gian là một chuỗi quá trình lên kế hoạch, sắp xếp và phân bổ thời gian chi tiết cho các công việc từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Mỗi công việc đều có một khoảng thời gian nhất định để thực hiện. Vì vậy bạn càng có phương pháp quản lý thời gian tốt thì công việc càng hiệu quả cao. Sự hiệu quả của thời gian dựa trên thành quả bạn đạt được chứ không phụ thuộc vào thời gian xong việc nhanh hay chậm.

Kỹ năng quản lý thời gian cho bạn hiệu quả công việc cao hơn

Kỹ năng quản lý thời gian cho bạn hiệu quả công việc cao hơn

Tóm lại, kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng mềm mà bạn dùng để sử dụng và kiểm soát tốt thời gian trong ý thức của bạn. Từ đó giúp bạn phân bổ vào các công việc sao cho hợp lý và hoàn thiện hơn.

2. Tại sao phải quản lý thời gian? 

Thời gian không giống như các kỹ năng chuyên môn hay tiền bạc để có thể trau dồi hay tích cóp thêm mà thời gian sẽ mất đi nếu như chúng ta không trân quý, chắt chiu. Vì thế lãng phí thời gian rất nguy hại và phương pháp quản lý thời gian cần được học và đào tạo xây dựng càng sớm càng tốt. Dưới đây là lý do tại sao phải quản lý thời gian.

Quản lý thời gian là lên kế hoạch, sắp xếp và phân bổ thời gian

Đối với trẻ từ khi còn nhỏ được cha mẹ dạy dỗ biết cách quản lý thời gian hiệu quả theo tuần, tháng thì bé sẽ nhận ra những thói quen xấu, biết kỷ luật và biết quý trọng thời gian hơn. Từ đó sẽ hình thành dần nên tính cách tốt cho tương lai phát triển của bé.

Đối với người đi làm thì môi trường làm việc rất phức tạp, nếu không biết các phương pháp quản lý thời gian sẽ trở thành người có tính trì hoãn, lãng phí  và từ đó mọi kế hoạch sẽ bị tan vỡ. Mặt khác, trong công việc, thường xuyên phải giao tiếp nếu bạn không biết cách đi thẳng vào trọng tâm vấn đề, nói lan man làm cho người nghe không hiểu được vấn đề của câu chuyện thì không những làm tiêu hao năng lượng của bạn mà cũng không giải quyết được công việc cho bạn.

Tóm lại, những ý trên giúp bạn trả lời cho câu hỏi tại sao thời gian lại quan trọng như vậy, bởi khi bạn có phương pháp quản lý thời gian đúng thì mọi công việc của bạn sẽ trôi chảy thuận lợi hơn. Và, nếu bạn chưa có các chiến thuật quản lý thời gian hiệu quả thì bạn cần xem lại quỹ thời gian của mình và sắp xếp phân bổ sao cho hợp lý.

>>> Tìm hiểu: Sơ đồ tư duy là gì? Một số kỹ thuật sơ đồ tư duy bạn nên biết.

3. Lợi ích của việc quản lý thời gian 

Thời gian trôi đi là thứ mà không thể lấy lại được vì vậy nếu có phương pháp quản lý thời gian đúng giúp bạn sẽ tạo ra sự cân bằng cho mọi việc. Hôm nay, bài viết sẽ chỉ ra những lợi ích của việc quản lý thời gian nếu như được phân bổ và sắp xếp đúng.

Khi biết quản lý  thời gian chặt chẽ bạn sẽ làm được nhiều công việc hơn bạn nghĩ. Bạn sẽ biết ưu tiên theo các mức độ công việc cần làm trước, cần làm sau hoặc có thể sắp xếp kết hợp mà đảm bảo hiệu quả. Quản lý thời gian đúng cách giúp bạn tiết kiệm công sức của mình nhiều hơn và đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Quản lý  thời gian chặt chẽ giúp  bạn  làm được nhiều công việc hơn.

Nếu không có sự kỷ luật về thời gian cho mục tiêu đề ra, bạn sẽ chỉ biết hì hục làm việc với thời gian kéo dài lê thê mà không hiệu quả, thậm chí còn không có thời gian nghỉ ngơi. Vì vậy, cảm giác hoàn thành xong công việc với thời gian sớm hơn dự kiến giúp bạn có động lực làm việc hơn, nâng cao sự tự tin của bản thân và có nhiều năng lượng trong cuộc sống.

Tóm lại, quản lý thời gian hiệu quả không những giúp bạn giải tỏa stress, ra quyết định nhanh chóng hơn trong công việc mà còn giúp bạn thăng tiến nhanh trong công việc. Vì vậy, lợi ích mà thời gian mang lại rất quan trọng nên bạn càng phải trân quý.

4. Nên áp dụng chiến thuật quản lý thời gian nào?

Thật ra, bạn không có quá nhiều việc trong ngày phải làm chẳng qua là bạn chưa có những chiến thuật quản lý thời gian hiệu quả mà thôi. Vì thế bạn nên áp dụng các chiến thuật quản lý thời gian sau để có thành quả cao nhất.

Lập bảng kế hoạch thời gian hay bản ghi chép: Bạn nên bắt đầu ghi chép và lên kế hoạch cho bản thân từ 1 đến 2 tuần tới. Việc này sẽ giúp bạn ý thức tốt về lượng thời gian cần phân bổ cho từng công việc sắp tới.

Đặt sự ưu tiên cho từng kế hoạch: Bạn nên xếp hạng danh mục các công việc theo thứ tự ưu tiên. Điều này sẽ giúp bạn có được quyền kiểm soát thời gian mạnh mẽ hơn và giải quyết được những nhiệm vụ cấp thiết.

Có chiến thuật quản lý thời gian giúp công việc của bạn hiệu quả hơn.

Có chiến thuật quản lý thời gian giúp công việc của bạn hiệu quả hơn.

Sử dụng công cụ giúp lên kế hoạch: bạn nên sử dụng thêm các công cụ lập kế hoạch phân bổ thời gian như nhật ký, sổ tay, lịch, máy tính, bút giấy ghi nhớ... Việc này giúp cải thiện và bồi dưỡng thêm cho công việc của bạn.

Sắp xếp hợp lý thời gian: Ai cũng có những thói quen theo bản năng con người tuy nhiên bạn cần chắt lọc các thói quen tốt và loại bỏ thói quen xấu. Điều này giúp bạn tận dụng được những khoảng thời gian trống và dùng thời gian đó cho quỹ thời gian có ích của mình. Vì vậy, sắp xếp thời gian hợp lý sẽ làm cho bạn không bị trì hoãn trong công việc cho dù vì bất cứ lý do gì.

Tóm lại, dù chiến lược quản lý thời gian của bạn là như thế nào thì bạn hãy nên xem nó đã thực sự hiệu quả cho bạn không. Và, hãy nhớ rằng việc quản lý thời gian hôm nay sẽ quyết định thành công của bạn mai sau.

5. Các bước quản lý thời gian hiệu quả

Thời gian được ví là quý báu như vàng, vì vậy mà bạn cần xây dựng cho mình một kế hoạch quản lý thời gian quy củ, rõ ràng. Và có các bước quản lý thời gian hiệu quả như sau:

1- Thiết lập mục tiêu

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi bạn định làm một công việc gì đó. Và mục tiêu đó cần phải SMART, nghĩa là mục tiêu cần phải rõ ràng, cụ thể, đúng đắn ngay từ khi bắt đầu. Hơn nữa, mục tiêu đặt ra cần phải gắn với những con số có thể đo lường được và có tính khả thi trong quá trình thực hiện.

Xây dựng mục tiêu SMART

Xây dựng mục tiêu SMART

Thường trong các nhiệm vụ lớn sẽ có các nhiệm vụ nhỏ và khi thiết lập mục tiêu nhỏ thì độ hoàn thành đến đâu cũng có sự điều hướng đến mục tiêu dài hạn. Tuy nhiên, trong các bước chia nhỏ mục tiêu đấy bạn cũng cần nên có khung thời gian nhất định cho từng bước thực hiện để đảm bảo làm sao cho mọi thứ đi đúng quy trình, tránh lãng phí thời gian.

2- Phân tích và lập các kế hoạch thực hiện công việc

Trước khi lập kế hoạch cho công việc bạn cần phân tích kế hoạch , liệt kê các công việc cần làm, phân chia công việc trong lớn có nhỏ một cách hợp lý và sau đó sắp xếp lập kế hoạch theo thứ tự ưu tiên làm trước, thứ 2, thứ 3... và các khung thời gian hoàn thành từng công việc.

Thực hiện các bước  quản lý thời gian hiệu quả

Thực hiện các bước  quản lý thời gian hiệu quả

Nếu không có kế hoạch cụ thể bạn sẽ không có phương hướng để biết mình cần gì và nên làm gì. Bên cạnh đó, phân tích và lập kế hoạch giúp bạn kiểm soát được mục tiêu của bạn và có những phương pháp điều chỉnh cụ thể khi chẳng may có sai sót trong quá trình thực hiện. 

3- Sắp xếp khoa học nơi làm việc

Một nơi làm việc ngăn nắp và khoa học giúp bạn tiết kiệm được khoảng thời gian lãng phí khi đi tìm tài liệu trong mớ lộn xộn giữa tài liệu cũ và mới. Vì vậy, hãy sắp xếp một nơi làm việc khiến cho bạn có hứng thú hăng say với công việc hơn.

Sắp xếp khoa học nơi làm việc

Sắp xếp khoa học nơi làm việc

4 - Nghiêm túc thực hiện theo kế hoạch

Bạn hãy tự tạo cho mình sự nghiêm túc kỷ luật bản thân là phải tập trung thực hiện kế hoạch. Tạo thói quen trong phương pháp quản lý thời gian là không được phép trì hoãn hay sai kế hoạch vì những yếu tố gây xao lãng, phân tâm,  điều đó sẽ làm lệch hướng đi của bạn và làm ảnh hưởng tới tâm lý thực hiện toàn bộ kế hoạch.

Nghiêm túc chuyên nghiệp thực hiện theo kế hoạch

Nghiêm túc chuyên nghiệp thực hiện theo kế hoạch

Trong cùng một khung thời gian bạn không nên ôm đồm quá nhiều việc, hay làm nhiều công việc cùng một lúc. Điều này không những làm cho bạn giảm hiệu suất làm việc mà còn làm cho bạn bị tâm lý căng thẳng, ảnh hưởng tới sức khỏe và tinh thần của mình.

5 - Sắp xếp xen kẽ kèm theo thời gian nghỉ ngơi khoa học

Mặc dù deadline bạn phải hoàn thành cho kịp tiến độ công việc. Nhưng không có nghĩa là bạn sẽ làm việc không ngừng nghỉ. Tuy nhiên, não bộ của con người cần phải nghỉ ngơi và nạp năng lượng. Vì vậy, bạn cần sắp xếp xen kẽ thời gian giải lao và nghỉ ngơi khoa học trong khung giờ làm việc.

 Sắp xếp xen kẽ kèm theo thời gian nghỉ ngơi khoa học

Sắp xếp xen kẽ kèm theo thời gian nghỉ ngơi khoa học

Tóm lại, để có thể đi tới thành công nhanh nhất thì có một lộ trình rõ ràng trên con đường đi là không thể thiếu. Vì vậy, bạn cần có phương pháp quản lý thời gian khoa học giúp bạn tự tin với mọi nhiệm vụ được giao.

6 - Một số lưu ý về quản lý thời gian cần biết

Khi chưa quản lý được thời gian của mình bạn luôn rơi vào tình trạng thấy thiếu thời gian và áp lực công việc. Nhưng khi đã kiểm soát được thì bạn lại có năng lượng hơn, cho ra nhiều ý tưởng hơn và có những bước tiến mới trong sự nghiệp. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số ý cơ bản sau về phương pháp quản lý thời gian.

Đừng để thời gian chạy theo bạn.

Đừng để thời gian chạy theo bạn.

Bạn có thực sự yêu thích công việc đó, bởi khi bạn đam mê thì công việc có khó đến đâu, nhiều đến cỡ nào bạn cũng sẽ đề ra mục tiêu và phương hướng thực hiện. Vì vậy, hãy chọn cho mình 1 công việc mà bạn tâm huyết để sử dụng quỹ thời gian của mình cho hiệu quả.

Và khi nhận công việc bạn cần phân biệt rõ giữa công việc khẩn cấp và công việc quan trọng. Đối với công việc khẩn cấp sẽ yêu cầu sự ngay lập tức và bạn sẽ cần tính toán kế hoạch ngay. Còn công việc quan trọng thì bạn không làm sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bạn và những người khác. Vì vậy, hãy báo cáo với cấp trên và đưa ra phương hướng giải quyết có tổ chức.

Tóm lại, bạn không nên phí phạm thời gian trước một công việc mà chưa phân tích đánh giá một cách cụ thể.  Hãy tìm hiểu và áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả vì đây là chìa khóa để mở cánh cửa thành công cho mục tiêu lớn mà bạn đề ra.

phương pháp quản lý thời gian hiệu quả không những giúp cải thiện năng suất lao động của bạn mà còn giúp bạn tiến xa trong công việc. Hy vọng rằng, với bài viết trên Hải Tiến sẽ mang đến thêm cho bạn kiến thức về kỹ năng quản lý thời gian là gì  và những chiến thuật quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể áp dụng được trong cuộc sống cũng như trong công việc.

15:13 16-11-2021 (7 tháng trước)